Czym są prace dodatkowe i dlaczego powodują spory?
Prace dodatkowe to roboty, które nie zostały przewidziane w pierwotnym zakresie umowy o roboty budowlane ani w dokumentacji projektowej. Nie stanowią korekty błędu wykonawcy ani jego zaniedbania – wynikają najczęściej z odkrycia nieprzewidzianych okoliczności na budowie, zmian technologicznych lub konieczności wykonania robót uzupełniających w celu osiągnięcia założonego efektu.
Ich problematyczność polega na tym, że:
- nie zostały one wycenione w kosztorysie,
- nie mają przypisanego odrębnego wynagrodzenia,
- wykonawca ponosi realne koszty podczas ich realizacji,
- inwestor bywa skłonny twierdzić, że prace „wchodziły w zakres umowy”.
Dla wykonawcy kluczowe jest więc wykazanie, że dane roboty wykraczają poza zakres podstawowy i wymagają dodatkowego wynagrodzenia. Szczególnie istotne jest stwierdzenie, że wykonawca nie miał możliwości na etapie przedumownym określenia, że może istnieć konieczność ich wykonania.
Dlaczego dokumentacja prac dodatkowych jest tak ważna?
W sporach sądowych często pada pytanie: „Czy prace dodatkowe zostały uzgodnione i zatwierdzone przez inwestora?” To właśnie dokumentacja pełni rolę dowodu, że:
- prace były konieczne,
- wykraczały poza umowę,
- inwestor wiedział o ich realizacji,
- wykonawca nie działał samodzielnie i bez zgody.
Wykonawca, który nie zgromadzi materiału dowodowego, naraża się na odmowę zapłaty, nawet jeśli prace były obiektywnie niezbędne. W praktyce sądowej brak dokumentacji to jedna z najczęstszych przyczyn oddalenia roszczeń wykonawców.
Najlepsza metoda: aneks dotyczący prac dodatkowych
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla wykonawcy jest podpisanie aneksu, w którym strony ustalają:
- zakres prac dodatkowych,
- sposób ich wykonania,
- termin realizacji,
- odrębne wynagrodzenie (ryczałtowe lub kosztorysowe).
Aneks pozwala uniknąć nieporozumień i ogranicza ryzyko sporu. Ma również najwyższą moc dowodową – jasno pokazuje, że inwestor zgodził się na realizację dodatkowych robót i zaakceptował ich cenę.
Gdy aneks nie jest możliwy
W praktyce wykonawcy często słyszą od inwestora: „zróbcie te prace, dogadamy się później”. To jedna z najbardziej ryzykownych sytuacji. Jeśli inwestor ostatecznie odmówi zapłaty, a wykonawca nie posiada dowodów, możliwości procesowe są znacznie ograniczone. Tutaj działamy wyłącznie na bazie zaufania do naszego kontrahenta.
Dlatego, jeśli podpisanie aneksu jest nierealne, wykonawca powinien:
- Zgłosić prace dodatkowe inwestorowi na trwałym nośniku – najlepiej mailowo, SMS-em lub w formie pisma.
- Opisać, na czym prace polegają oraz dlaczego są konieczne - wskazać, że są to roboty wykraczające poza zakres umowy i będą wymagały odrębnego wynagrodzenia, a ich przewidzenie nie było możliwe wcześniej.
- Uzasadnić - że podjęcie prac następuje w celu uniknięcia opóźnień lub zagrożenia bezpieczeństwa inwestycji.
- Zastrzec, że wykonawca będzie dochodził zapłaty za dodatkowe prace.
Taka dokumentacja jest wystarczająca, aby w sporze z inwestorem wykazać, że wykonawca nie działał samowolnie, lecz realizował prace w interesie inwestycji i za wiedzą inwestora.
Przykład praktyczny
Podczas wykopów okazuje się, że instalacje podziemne znajdują się w innym miejscu niż przewidywał projekt. Konieczne staje się wykonanie nowych zabezpieczeń, co wiąże się z dodatkowymi materiałami i roboczogodzinami.
W idealnej sytuacji strony sporządzają aneks. Jeśli to niemożliwe, wykonawca wysyła inwestorowi wiadomość:
Ze względu na zmianę warunków gruntowych konieczne jest wykonanie dodatkowego zabezpieczenia wykopu. Prace te nie były ujęte w umowie. W celu uniknięcia opóźnienia przystępujemy do ich realizacji, zastrzegając dochodzenie wynagrodzenia za prace dodatkowe.
Taka wiadomość dokumentuje zakres prac oraz świadomość inwestora. Jeśli inwestor jest konsumentem, powinniśmy odebrać od niego potwierdzenie przyjęcia do wiadomości naszego oświadczenia. Wystarczy choćby dorozumiana zgoda na prowadzenie dodatkowych prac.
Ten sam mechanizm dotyczy nie tylko umów o roboty budowlane (art. 647 KC), ale także umów dotyczących drobniejszych inwestycji – np. remontu wnętrza lub wykończeń (art. 627 KC).
Dlaczego wykonawcy tak często przegrywają sprawy o prace dodatkowe?
Najczęściej z dwóch powodów:
- brak zgody inwestora na piśmie,
- brak dowodu, że prace wykraczały poza zakres umowy.
Sąd, analizując sprawę, musi ustalić, czy strony rzeczywiście uzgodniły dodatkowy zakres robót. Jeżeli wykonawca nie jest w stanie przedstawić żadnych trwałych dowodów, szanse na zasądzenie wynagrodzenia są niewielkie, nawet jeśli prace były obiektywnie konieczne.
Wykonawca musi pamiętać, że zazwyczaj sąd będzie wymagał od niego wykazania należytej staranności, jako że to on występuje w stosunku umownym jako profesjonalista mający doświadczenie w danej branży.
Jak zabezpieczyć swoje roszczenia? Wnioski dla wykonawcy
Najważniejsza zasada brzmi: nie wykonuj prac dodatkowych „na słowo”.
Każda zmiana zakresu robót powinna być udokumentowana – najlepiej w formie aneksu, a gdy to niemożliwe, choćby w formie wiadomości e-mail lub SMS.
Warto dbać o:
- jasne przedstawienie zakresu prac,
- wskazanie ich konieczności,
- wyraźne zastrzeżenie wynagrodzenia,
- zachowanie całej korespondencji z inwestorem.
Dzięki temu wykonawca zyskuje realną szansę na uzyskanie zapłaty, a w przypadku sporu – mocny materiał dowodowy.
Podsumowanie
Prace dodatkowe są stałym elementem inwestycji budowlanych, ale jednocześnie stanowią jedną z najczęstszych przyczyn konfliktów między wykonawcą a inwestorem. Jeśli nie dojdzie do porozumienia, wykonawca może stać na straconej pozycji, o ile wykonał już wspomniane prace i ich należycie nie udokumentował.
Aby skutecznie zabezpieczyć swój interes, wykonawca powinien zawsze dbać o dokumentację zmian zakresu prac. Najlepszym rozwiązaniem jest podpisanie aneksu, ale jeśli to niemożliwe, wystarczy rzetelna korespondencja wskazująca zakres prac, ich konieczność oraz zastrzeżenie roszczeń o zapłatę. Brak dokumentacji może prowadzić do odmowy zapłaty i przegrania sporu sądowego z inwestorem.
Jeśli szukasz adwokata specjalizującego się w sporach budowlanych i inwestycyjnych, znajdź lokalnego profesjonalistę na stronie www.serwisadwokacki.pl.
Pytania i Odpowiedzi
Nie zawsze, ale posiadanie zgody na piśmie znacząco zwiększa szanse na uzyskanie wynagrodzenia w przypadku sporu sądowego.
Czy SMS lub e-mail wystarczą jako dowód?
Zazwyczaj tak. To tzw. trwały nośnik, który potwierdza, że inwestor został poinformowany o dodatkowych pracach i wyraził chociażby dorozumianą zgodę.
Czy inwestor może odmówić zapłaty za prace dodatkowe?
Może próbować, ale wykonawca może dochodzić wynagrodzenia, jeżeli prace były konieczne i odpowiednio to udokumentował. Kluczowe jest ustalenie zakresu prac w pierwotnej umowie w taki sposób, aby uniknąć zaliczenia prac dodatkowych na poczet ryczałtu.
Czy adwokat może pomóc w sporach o prace dodatkowe?
Tak. Analiza umowy, dokumentacji oraz korespondencji z inwestorem pozwala przygotować silną argumentację procesową.
